L’articolo 29 del GDPR stabilisce che il Responsabile del trattamento, o chiunque agisca sotto la sua autorità o sotto quella del Titolare del trattamento, che abbia accesso a dati personali non può trattare tali dati se non è istruito in tal senso dal Titolare del trattamento, salvo che lo richieda il diritto dell’Unione o degli Stati membri.
Viene dunque stabilito un vero e proprio obbligo per il Titolare e per il Responsabile per ciò che riguarda la formazione dei propri adepti.
Come si riflette ciò in ambito condominiale? La formazione privacy dei dipendenti è un obbligo per l’amministratore?
Dipendenti e privacy: l’amministratore è tenuto alla formazione?
L’amministratore di condominio, sulla base dell’articolo 29 del GDPR – in quanto Titolare o Responsabile del trattamento – è tenuto all’obbligo di formazione dei dipendenti che lavorano nel proprio studio.
Questo concetto viene in seguito ribadito anche all’articolo 32 paragrafo 4 del GDPR. L’articolo 39 poi, alla lettera c, prevede che fra i compiti del Responsabile del trattamento ci sia anche quello di sensibilizzare e formare il personale che partecipa ai trattamenti e alle connesse attività di controllo. Pertanto, alla luce del GDPR, si può parlare di un vero e proprio obbligo posto in capo al Responsabile e ai suoi “adepti” di procedere ad una formazione che gli permetta di svolgere il trattamento dei dati personali in modo conforme alla normativa europea e con professionalità.
Nella pratica che questo vuol dire che l’amministratore di condominio sarà tenuto a contenere l’accesso ai dati personali dei condòmini a quei dipendenti che abbiano assolto all’obbligo di formazione previsto dal GDPR, limitando la possibilità della parte restante del personale di controllare mail, accedere ad archivi e visionare documenti contenente dati sensibili, come i dati sanitari dei condòmini.
I dipendenti che avranno assolto all’obbligo formativo, partecipando a corsi appositi, come quelli organizzati da TUTELA Condomini, potranno poi essere nominati incaricati al trattamento, con apposita nomina che dovrà essere dagli stessi accettata e contenere all’interno la documentazioni, la mail, le credenziali e tutti gli strumenti a cui i dipendenti, come incaricati, possono accedere per il trattamento dei dati personali dei condòmini.
Cosa rischia l’amministratore di condominio se non adempie all’obbligo di formazione?
L’amministratore che non adempie all’obbligo di formazione proprio e dei dipendenti, in quanto Responsabile o Titolare del trattamento dei dati personali, rischia importanti sanzioni che possono arrivare fino a migliaia di euro, come previsto dall’articolo 83 paragrafo 4 del GDPR.
Si sottolinea peraltro che uno dei controlli più frequenti da parte del Nucleo Privacy della Guardia di Finanza è proprio quello che riguarda il piano formativo. Durante un controllo, infatti, potrà essere richiesta l’esibizione del Registro delle attività di trattamento ( art. 30 del GDPR, all’interno del quale dovranno essere contenute le attività che attestino lo svolgimento di un percorso formativo all’interno dello studio dell’amministratore, con l’esibizione di supporti didattici, programmi di formazione e ogni altra documentazione utile a provare l’adempimento dell’obbligo di formazione.
È quindi fondamentale che gli amministratori di condominio prendano sul serio l’obbligo di formazione sulla privacy e si rivolgano a un consulente specializzato in privacy condominiale per predisporre un programma di formazione adeguato e per documentare compiutamente le attività svolte.
