La gestione della privacy in condominio è un’incombenza che ormai riguarda tutti gli amministratori. Per essere conformi a quanto previsto dal GDPR occorre però, fra le varie misure, dotarsi anche di un’apposita documentazione. Di quali documenti si tratta? Chi può redigerli?
Sei un amministratore di condominio e vuoi regolarizzare gli stabili che gestisci per quanto riguarda la privacy? Allora questo articolo fa per te!
Conformarsi a quanto previsto dal GDPR è ormai un onere per tutti i condomini. Gli amministratori ormai da tempo si stanno infatti dotando degli strumenti adeguati, per evitare di incorrere nelle pesanti sanzioni previste dal Garante della Privacy.
Fra questi rientra sicuramente la documentazione privacy, di cui ogni amministratore deve dotarsi per essere conforme al GDPR. Ma quali documenti servono?
Vediamo insieme i documenti principali che un amministratore deve possedere per essere conforme al GDPR.
Informativa privacy
L’Informativa, prevista dall’articolo 13 del GDPR è un documento che, all’interno della realtà condominiale, ha lo scopo di informare tutti i proprietari, gli inquilini e i titolari di diritti reali di godimento su come i loro dati personali vengono trattati.
Nel caso in cui i dati siano raccolti presso l’interessato, come avviene nell’ambito dei rapporti fra amministratore e condòmini, l’informativa deve contenere:
- l’identità e i dati di contatto dell’amministratore;
- i dati di contatto del DPO, se eventualmente nominato;
- le finalità del trattamento cui sono destinati i dati personali nonché la base giuridica del trattamento, e dunque il contratto di mandato tra amministratore e condominio;
- gli eventuali destinatari o le eventuali categorie di destinatari dei dati personali;
- ove applicabile, l’intenzione dell’amministratore di trasferire dati personali a un paese terzo o a un’organizzazione internazionale;
- il periodo di conservazione dei dati personali;
- l’esistenza del diritto per i condòmini di chiedere all’amministratore o l’accesso ai dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento dei dati personali che li riguardano o di opporsi al loro trattamento;
- qualora il trattamento sia basato sul consenso (come nel caso di dati particolari), la possibilità di revocare tale consenso in qualsiasi momento;
- il diritto di proporre reclamo al Garante della privacy;
Oltre all’informativa ai condòmini, è inoltre necessario dotarsi di un’informativa per clienti e fornitori. Si tratta del documento che l’amministratore è tenuto a consegnare ad aziende o professionisti che forniscono beni o servizi al condominio, con lo scopo di informare questi soggetti su come i loro dati personali vengono trattati dall’amministrazione condominiale.
Nomina dell’amministratore come Responsabile del trattamento
Si tratta di un documento formale, previsto dall’articolo 28 del GDPR, con cui nell’ambito della realtà condominiale, il condominio, conferisce all’amministratore il ruolo di Responsabile del trattamento Responsabile del trattamento dei dati personali. In questo documento, il titolare (il condominio) specifica le istruzioni che l’amministratore deve seguire nel trattare i dati. Al suo interno è contenuta anche l’autorizzazione alla nomina di un Sub-responsabile con cui il condominio autorizza l’amministratore a nominare, a sua volta, un altro soggetto (il sub-responsabile) per trattare i dati personali.
Registro delle attività di trattamento dell’amministratore come Responsabile del trattamento
Il Registro è una rappresentazione dell’organizzazione sotto il profilo delle attività di trattamento dati da parte del Responsabile. Esso ha lo scopo di informare, dare consapevolezza e condivisione interna del processo di gestione del dato.
In base a quanto previsto dall’articolo 30 comma 2 del GDPR, il Registro deve contenere:
- I dati di contatto dell’amministratore e di ogni condominio per conto di cui l’amministratore agisce;
- le categorie di trattamento effettuate per conto di ogni titolare;
- eventuali trasferimenti di dati personali verso un paese terzo o un’organizzazione internazionale
- una descrizione generale delle misure di sicurezza tecniche e organizzative
Il Registro è da firmare, custodire presso lo studio dell’amministratore e aggiornare di volta in volta, indicando la data dell’ultimo aggiornamento e la tipologia di modifica adottata. In caso di controlli da parte del Nucleo Operativo Privacy della Guardia di Finanza, su istruzione del Garante della Privacy, sarà infatti necessario esibire il Registro al fine di attestare le attività di trattamento svolte nell’ambito dell’amministrazione condominiale.
GDPR e condominio: come dotarsi della documentazione?
Per dotarsi dei documenti che rendano l’attività dell’amministratore di condominio conforme al GDPR è necessario rivolgersi ad esperti in tema di privacy.
Oltre ai documenti analizzati, che sono i principali, esistono infatti ulteriori documenti adattabili alla singola realtà condominiale, a seconda delle specifiche caratteristiche della stessa (es: Dpia, videosorveglianza, modulo consenso utilizzo mail ecc.)
In quest’ottica si pone il nostro servizio. Come TUTELA Condomini infatti forniamo ai nostri cliente tutta la documentazione necessaria alle esigenze dei singoli condòmini che amministrano, nel rispetto di quanto previsto dal GDPR.
Per avere maggiori informazioni ed accedere al nostro servizio, contattaci!
