L’amministratore di condominio, per svariate ragioni, può spesso entrare in possesso di documenti medici di persone con disabilità all’interno dell’edificio che gestisce. Come comportarsi in questi casi?
Nella tua attività di amministratore, ti sarà capitato di dover avere a che fare con della documentazione di un condomino affetto da disabilità. L’argomento è molto delicato poichè coinvolge i dati sanitari delle persone, che sono dati particolari e pertanto necessitano di un trattamento differente.
In questo paragrafo ti spiegherò come proteggere la privacy di un condòmino invalido.
Per quali scopi può essere raccolta la documentazione sanitaria di un condomino disabile?
La raccolta di documentazione che attesta l’invalidità di un condomino da parte dell’amministratore di condominio deve avvenire nel rispetto di precise finalità e limiti, in ottemperanza alle normative sulla privacy e nel rispetto dei diritti del condòmino interessato.
Analizziamo nel dettaglio le finalità ammesse:
1. Agevolazioni sulle spese condominiali
La legge italiana prevede varie per i condòmini invalidi in materia di pagamento delle spese condominiali: è previsto ad esempio che i condòmini portatori di handicap gravemente invalidi abbiano diritto a una riduzione delle spese relative ai servizi di ascensore e montacarichi. Per ottenere tali agevolazioni, il condòmino è tenuto a presentare all’amministratore la documentazione che attesti la sua invalidità. L’amministratore può conservare questa documentazione per il tempo necessario all’espletamento delle pratiche relative alle agevolazioni e comunque per un periodo non superiore a quello previsto dalla legge.
2. Installazione di dispositivi per l’abbattimento delle barriere architettoniche
L’abbattimento delle barriere architettoniche negli edifici condominiali è un diritto fondamentale per le persone con disabilità. Secondo quanto previsto dalla legge 13/1989 i condòmini sono tenuti a rimuovere le barriere architettoniche che impediscono o limitano l’accesso e la fruizione dei servizi essenziali da parte dei portatori di handicap. Per richiedere l’installazione di dispositivi per l’abbattimento delle barriere architettoniche, il condomino disabile è tenuto a presentare all’amministratore la documentazione che attesta la sua invalidità. L’amministratore può conservare questa documentazione esclusivamente per il tempo necessario all’adempimento degli obblighi previsti dalla legge.
Altri casi specifici
Ci possono essere altri casi specifici in cui la raccolta della documentazione sull’invalidità di un condomino è giustificata, sempre nel rispetto delle finalità strettamente connesse e necessarie. Ad esempio, l’amministratore potrebbe aver bisogno di questa documentazione per partecipare a bandi o per accedere a finanziamenti pubblici destinati all’abbattimento delle barriere architettoniche.
Chi può accedere ai dati relativi all’invalidità di un condomino?
Come già sottolineato nelle precedenti risposte, l’accesso ai dati sensibili relativi all’invalidità di un condomino da parte dell’amministratore di condominio deve essere rigorosamente regolamentato nel rispetto del principio di necessità e proporzionalità.
Analizziamo in dettaglio come l’amministratore può individuare i soggetti a cui concedere l’accesso:
Identificazione dei ruoli
L’amministratore deve innanzitutto definire con chiarezza i ruoli di coloro che, per loro natura, hanno accesso a tali dati sensibili.
Ad esempio, potrebbero essere:
- I collaboratori dell’amministratore che si occupano delle pratiche relative alle agevolazioni condominiali o agli interventi di abbattimento delle barriere architettoniche.
- I professionisti esterni nominati dall’amministratore per specifiche attività, come un consulente legale o un tecnico per la valutazione delle barriere architettoniche.
- Gli enti preposti alle erogazioni delle agevolazioni o all’erogazione di finanziamenti per interventi di abbattimento delle barriere architettoniche.
Valutazione delle mansioni
Per ogni ruolo individuato, l’amministratore deve valutare con attenzione le mansioni specifiche che richiedono l’accesso ai dati sensibili sull’invalidità del condomino. È necessario verificare che l’accesso ai dati sia strettamente necessario per l’espletamento di tali mansioni e che non vi siano altri modi per reperire le informazioni indispensabili.
Concessione di accessi individuali
L’accesso ai dati sensibili non deve essere attribuito in modo generico a interi gruppi o reparti, ma deve essere concesso individualmente a ciascun soggetto che ne ha effettivamente bisogno per il proprio lavoro. Ciò significa che ogni persona che accede ai dati deve essere identificata nominativamente e deve essere informata sulle finalità specifiche per le quali può utilizzare tali dati.
Limitazione temporale
L’accesso ai dati sensibili sull’invalidità di un condòmino dovrebbe essere concesso per un periodo di tempo definito, strettamente necessario al perseguimento delle finalità specifiche per le quali i dati sono stati raccolti. Al termine di tale periodo, l’amministratore deve revocare l’accesso ai dati al soggetto interessato.
Controlli periodici
L’amministratore deve effettuare controlli periodici per verificare che l’accesso ai dati sensibili sull’invalidità dei condòmini sia conforme ai principi di necessità, proporzionalità e legittimità. Tali controlli possono riguardare, ad esempio, la verifica dei ruoli assegnati, delle mansioni svolte e del rispetto delle autorizzazioni concesse.
Come comunicare i dati sanitari di un condomino con disabilità?
La comunicazione dei dati sensibili sull’invalidità di un condòmino da parte dell’amministratore di condominio è soggetta a rigorose limitazioni, in ottemperanza ai principi di privacy e tutela dei dati personali.
Regole generali
- Consenso esplicito: la regola generale prevede che i dati relativi all’invalidità di un condòmino non possano essere comunicati a terzi senza il consenso esplicito dell’interessato.
-
Casi previsti dalla legge: in alcuni casi specifici previsti dalla legge, la comunicazione dei dati può avvenire anche senza il consenso del condòmino. Ad esempio, la comunicazione può essere necessaria per:
- Assolvere obblighi fiscali o previdenziali;
- Adempiere a disposizioni normative o a ordini dell’autorità giudiziaria;
- Tutelare la vita o la salute di terze persone;
- Perseguire un legittimo interesse del condominio, sempre che tale interesse sia prevalente sui diritti e le libertà fondamentali dell’interessato.
Informativa al condòmino
In ogni caso, prima di procedere alla comunicazione dei dati, l’amministratore è tenuto a informare il condòmino in merito al trattamento dei suoi dati, fornendogli le informazioni previste dall’articolo 13 del GDPR.
Tali informazioni devono includere:
- L’identità e i dati di contatto dell’amministratore e dell’eventuale responsabile del trattamento.
- Le finalità e le basi giuridiche del trattamento.
- I destinatari o le categorie di destinatari dei dati.
- L’eventuale trasferimento dei dati a un paese terzo o a un’organizzazione internazionale.
- Il periodo di conservazione dei dati.
- I diritti dell’interessato, tra cui il diritto di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, opposizione al trattamento e portabilità dei dati.
- Il diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali.
Modalità di comunicazione
La comunicazione dei dati deve avvenire in modo sicuro e confidenziale, adottando adeguate misure di sicurezza per proteggere i dati da accessi non autorizzati, alterazioni, smarrimenti o distruzione.
In aggiunta a quanto sopra, è consigliabile che l’amministratore consulti un professionista legale per ricevere assistenza specifica in materia di trattamento dei dati personali.
