Scopri quali accorgimenti adottare affinché gli addetti al servizio di portierato possano trattare i dati personali di condòmini, fornitori e visitatori
Nell’ambito della sua attività il custode in condominio tratta molteplici dati personali di condòmini, fornitori o talvolta visitatori, dai dati anagrafici a quelli di contatto ecc. Affinché tale trattamento sia lecito occorre seguire determinati adempimenti previsti dal GDPR.
In questo articolo parleremo di nomina, trattamento dei dati e privacy, nell’ambito dell’attività del custode in condominio.
Quando il custode può trattare dati personali?
Perché il custode in condominio possa trattare dati personali è opportuno che venga nominato come soggetto autorizzato al trattamento. In base a quanto previsto dall’articolo 29 e 32 del GDPR infatti chiunque agisca sotto l’autorità del titolare del trattamento (il Condominio), che abbia accesso a dati personali non può trattare tali dati se non è istruito in tal senso dal titolare del trattamento.
Sarà quindi necessario che il condominio, per il tramite dell’amministratore, fornisca specifiche istruzioni sul trattamento al custode, mediante un apposito atto di nomina, in base alle attività effettivamente svolte dallo stesso.
Inoltre sarà anche possibile fornire tali istruzioni, oltre che con l’atto di nomina, anche con specifici corsi di formazione e altri strumenti utili a dimostrare di aver agito in questa direzione.
Custode e privacy in condominio: cosa deve contenere l’atto di nomina?
Secondo quanto stabilito dalla normativa in materia di protezione dei dati personali – come abbiamo visto – è opportuno che il custode, in quanto soggetto che gestisce i dati per conto del Titolare del trattamento, venga formalmente designato come incaricato al trattamento dei dati mediante un’apposita nomina.
La nomina deve includere specifiche istruzioni che il custode è tenuto a rispettare. Tra queste rientrano obblighi fondamentali come non divulgare o condividere i dati personali senza una preventiva autorizzazione scritta da parte del Titolare o del Responsabile del trattamento, accedere ai dati personali solo nella misura strettamente necessaria per lo svolgimento delle proprie mansioni e limitatamente agli orari lavorativi, ottenere il consenso informato dagli interessati, quando richiesto, in forma scritta prima di procedere con la raccolta dei loro dati, e garantire che, in caso di interruzione del lavoro, i dati personali non siano accessibili a persone non autorizzate.
Il custode dovrà inoltre mantenere la riservatezza delle credenziali di accesso ai sistemi informatici e svolgere le attività di trattamento dei dati in conformità con le istruzioni ricevute dal Titolare o dal Responsabile. Qualsiasi altra misura necessaria per assicurare la tutela dei dati personali trattati dovrà essere rigorosamente applicata.
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