Perché la videoconferenza non autorizza mai a registrare l’assemblea senza precise garanzie
L’evoluzione digitale ha reso le riunioni da remoto una pratica sempre più diffusa anche nei condomìni, ma insieme alla comodità cresce anche la necessità di controllare il trattamento dei dati personali. L’introduzione di piattaforme online porta infatti con sé nuovi rischi e responsabilità per amministratori e partecipanti. È proprio in questo scenario che emergono criticità come la registrazione non autorizzata delle assemblee, il tema centrale affrontato nelle recenti analisi del Garante e oggetto di continui dubbi da parte dei condòmini.
Perché nelle assemblee condominiali online non si possono ammettere partecipanti estranei?
La risposta è che la partecipazione esclusiva degli aventi diritto rappresenta un requisito essenziale per garantire la riservatezza dei dati personali trattati durante la riunione. Le assemblee telematiche, infatti, espongono il condominio a rischi che nelle riunioni in presenza sono meno probabili, come la possibilità che familiari o conviventi ascoltino discussioni su morosità, contenziosi o situazioni interne alle proprietà esclusive. È per questo motivo che le Linee guida 2025 richiamano i principi di minimizzazione, proporzionalità e responsabilità, imponendo all’amministratore di ricordare ai partecipanti l’obbligo di collegarsi da un luogo privato e di controllare accuratamente il sistema di identificazione. Senza queste misure, ogni conversazione può trasformarsi in una divulgazione non autorizzata, compromettendo la corretta gestione dei dati personali.
Per quale motivo la condivisione dello schermo richiede una particolare prudenza nelle assemblee online?
La risposta è semplice: ogni contenuto mostrato rappresenta un potenziale trattamento di dati e, se condiviso in modo improprio, può dar luogo a una violazione dei principi del Gdpr. L’amministratore deve prevenire esposizioni accidentali di documenti non pertinenti, finestre aperte o informazioni riguardanti altri condòmini, perché anche un errore di pochi secondi può costituire una divulgazione illecita. Preparare in anticipo i materiali da mostrare e utilizzare la funzione di condivisione selettiva delle finestre è una misura essenziale per evitare rischi e per assicurare che solo i dati strettamente necessari vengano effettivamente trattati durante l’assemblea. Il rispetto della sicurezza digitale non è un optional, ma una condizione fondamentale per operare in modo conforme.
È davvero vietato per un condomino registrare l’assemblea online senza autorizzazione?
La risposta è sì, salvo casi eccezionali previsti dalla legge o da specifiche esigenze personali tutelabili. Secondo il principio emerso dalla giurisprudenza – in particolare dalla Cassazione penale 36747/2010 – è lecita la registrazione di un colloquio solo se effettuata da chi vi partecipa e per fini strettamente personali. Tuttavia, applicato al contesto condominiale, questo principio cambia radicalmente: l’assemblea è un ambiente collettivo, regolato da norme precise, e la registrazione di più partecipanti per finalità non personali rientra a pieno titolo nel regime del Gdpr. Ne consegue che un condomino non può registrare l’assemblea senza consenso, perché ciò costituirebbe un trattamento illecito. Tale divieto è ribadito anche dalle Linee guida 2025, che consentono la registrazione unicamente se deliberata dall’assemblea o effettuata dall’amministratore per il brevissimo tempo necessario alla redazione del verbale.
Quando l’amministratore può registrare l’assemblea condominiale in videoconferenza secondo il Garante?
La risposta è che l’amministratore può farlo solo per finalità di verbalizzazione e per un tempo limitato, cancellando la registrazione subito dopo aver redatto il verbale. Le Linee guida 2025 chiariscono in modo netto che la registrazione non può essere conservata, riutilizzata, diffusa o impiegata per scopi probatori o organizzativi. Ciò significa che il verbale rimane lo strumento primario per documentare le decisioni assembleari e che ogni uso differente della registrazione risulterebbe sproporzionato e quindi illecito. L’assemblea può comunque decidere di vietare del tutto la registrazione o di stabilire ulteriori restrizioni per tutelare i diritti dei partecipanti.
Come devono essere gestite e documentate le assemblee telematiche nel registro dei trattamenti?
La risposta è che ogni assemblea online, al pari di quella in presenza, costituisce un trattamento di dati personali e deve quindi essere registrata nel Registro delle attività di trattamento dell’amministratore. Questo implica l’obbligo di definire procedure interne, predisporre misure di sicurezza informatica adeguate e fornire ai condòmini un’informativa completa sui diritti in materia di protezione dei dati. Le assemblee telematiche rappresentano un’opportunità per aumentare la partecipazione, ma solo una gestione rigorosa della privacy permette di trasformarle in uno strumento affidabile e realmente conforme alla normativa. L’attenzione costante alla protezione dei dati personali, alla trasparenza e alla corretta conservazione dei documenti è la base per evitare contenziosi e garantire un utilizzo corretto della tecnologia. E per quanto riguarda invece la privacy all’interno delle parti comuni? Scarica il nostro manuale gratuito per essere conforme alla normativa privacy nell’ambito del condominio.
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