Scopri perché anche un’impresa che lavora solo con altre aziende deve fare attenzione al trattamento dei dati personali
Molti pensano che le aziende di trasporto merci, operando solo con altre imprese, siano esonerate da complicazioni legate al GDPR. In realtà, è esattamente il contrario.
Le aziende di trasporto merci operano tipicamente nel settore B2B, dove i clienti sono quasi esclusivamente imprese o enti. Tuttavia, questo non elimina le responsabilità in materia di privacy, anzi: la molteplicità di trattamenti, la gestione della documentazione e l’uso di tecnologie come la geolocalizzazione aumentano la complessità. In questo articolo approfondiamo quali sono i trattamenti ricorrenti e come affrontarli per essere conformi al Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR).
Quali dati vengono trattati durante i trasporti?
Durante l’erogazione dei servizi di trasporto vengono trattati molti dati personali, anche se non sensibili.
Le informazioni che circolano nei documenti di trasporto, nei contatti email e telefonici e nei sistemi informatici includono nominativi, email, numeri di telefono e in alcuni casi anche mansioni lavorative. Questi dati riguardano spesso i referenti aziendali del mittente e del destinatario. La base giuridica che consente tale trattamento è l’adempimento di obblighi contrattuali, ma non bisogna sottovalutare i rischi.
In particolare, è fondamentale considerare che i documenti cartacei viaggiano insieme alla merce e possono finire facilmente nelle mani sbagliate. Per questo è buona prassi limitarsi all’uso di dati aziendali evitando riferimenti personali. Inoltre, le informazioni dovrebbero essere sempre protette da accessi non autorizzati, anche quando stampate.
Come gestire correttamente i dati del personale viaggiante?
Gli autisti non sono semplici dipendenti: richiedono tutele specifiche in materia di privacy.
Nel contesto delle aziende di trasporto, il personale si divide in due categorie principali: amministrativo e viaggiante. Mentre i primi rientrano nelle dinamiche comuni di gestione HR, i secondi presentano criticità specifiche. Gli autisti, ad esempio, devono utilizzare le Tessere del Conducente, i cui dati devono essere scaricati periodicamente, archiviati in spazi sicuri e cancellati dopo un anno.
Ancora più delicata è la questione della geolocalizzazione. I veicoli sono spesso dotati di sistemi satellitari per la sicurezza del mezzo e dell’operatore. Tuttavia, l’uso di questi strumenti implica obblighi ben precisi: serve l’accordo sindacale o, in alternativa, l’autorizzazione dell’ispettorato del lavoro, come stabilito dallo Statuto dei Lavoratori. I dati devono essere accessibili solo da personale autorizzato, con sistemi di accesso controllato e registro delle consultazioni.
Quali documenti GDPR sono necessari per le aziende di trasporto?
L’informativa generica non basta: serve una comunicazione mirata per ciascun tipo di trattamento.
Le informative privacy devono essere distinte per categoria di personale. Per esempio, è opportuno predisporre un’informativa specifica per gli autisti, che espliciti in modo chiaro il trattamento dei dati derivanti dalla geolocalizzazione e dalle tessere. Per i referenti delle aziende clienti (mittenti e destinatari), invece, l’informativa può essere inviata via email o allegata ai documenti di trasporto.
In presenza di trattamenti complessi come la geolocalizzazione, è altamente consigliata una Valutazione di Impatto sulla Privacy (DPIA). Inoltre, se il volume dei dati è significativo (tipico delle aziende medio-grandi), può rendersi necessaria la nomina di un DPO (Data Protection Officer).
Cosa fare per prevenire rischi e data breach?
Serve una cultura aziendale della privacy, fatta di procedure chiare e formazione continua.
Uno dei rischi maggiori per questo tipo di aziende è la gestione impropria dei dati cartacei e digitali. È essenziale redigere procedure interne per l’uso corretto dei dati, con regole ben definite per autisti e personale amministrativo. Queste procedure devono essere affiancate da attività formative periodiche, che coinvolgano tutti gli attori coinvolti nel trattamento.
Non va poi dimenticata l’importanza della gestione dei data breach. In un’azienda di trasporti, il rischio di incidenti è tutt’altro che remoto. È dunque necessario prevedere un protocollo chiaro per segnalazioni, valutazione e mitigazione dei danni. Anche qui, la differenza tra un evento di poco conto e una violazione grave dipenderà spesso da quanto efficacemente sono state implementate le misure preventive.
Chi è responsabile della geolocalizzazione e come gestire i fornitori?
I fornitori di servizi tecnologici sono parte attiva nel trattamento dei dati e vanno gestiti con attenzione.
L’azienda che fornisce il sistema di geolocalizzazione assume il ruolo di Responsabile del Trattamento ai sensi del GDPR. Questo comporta la necessità di stipulare un contratto di nomina, solitamente integrato nella documentazione del servizio. Tuttavia, non basta la formalità: l’azienda di trasporto deve verificare le misure di sicurezza adottate dal fornitore, in modo da garantire che l’intero processo rispetti i principi di accountability e trasparenza.
Serve anche un’attenzione particolare all’utilizzo di app di tracciamento installate sugli smartphone: fuori dall’orario di lavoro, il dipendente deve poter disattivare la localizzazione, evitando violazioni della propria libertà personale.
E per quanto riguarda invece la privacy all’interno delle parti comuni?
Scarica il nostro manuale gratuito per essere conforme alla normativa privacy nell’ambito del condominio.
Clicca sul seguente link: https://www.tutelacondomini.it/nuove-linee-guida-privacy-in-condominio/
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