Nel caso in cui il condominio scelga di radunarsi in videoconferenza, chi gestisce lo stabile può richiedere copia del documento identificativo dei condòmini per accertarne l’identità?
Hai deciso di sperimentare l’assemblea condominiale online e stai cercando di adottare tutti i comportamenti adeguati, al fine di rispettare la normativa in materia di privacy. Ti sorge però il dubbio circa la necessità di accertare l’identità dei condòmini connessi online, perché vuoi verificare che siano esattamente loro ad assistere all’assemblea e non dei soggetti estranei. Stai allora pensando di richiedere la preventiva esibizione del documento identità, ma non sai se ciò è conforme alla normativa privacy. La domanda a cui cercheremo di rispondere nelle righe che seguono è: l’amministratore può richiedere la copia della carta d’identità per l’assemblea condominiale online?
Si può chiedere copia della carta d’identità prima dell’assemblea online?
Chiariamolo subito: l’amministratore di condominio non può richiedere la copia della carta d’identità ai condòmini per la partecipazione all’assemblea in videoconferenza. Non vi è infatti alcuna norma che preveda la necessità di esibizione di un documento di identità per partecipare a un videocollegamento online in ambito condominiale. Il GDPR prevede come abbiamo già visto il principio di minimizzazione, in base non possono essere raccolti più dati di quanti ne siano effettivamente necessari per la finalità del trattamento stesso. Inoltre il Garante della privacy, pronunciandosi sulla possibilità per l’amministratore di richiedere documenti ai condòmini, si era espresso sostenendo che le informazioni che l’amministratore può pretendere dai condòmini possono essere solo quelle assolutamente necessarie all’aggiornamento dell’Anagrafe Condominiale, non potendo essere imposto ai condòmini un obbligo di allegare della documentazione a supporto delle generalità o dei dati catastali dichiarati. In linea generale non è quindi obbligatorio allegare copie di atti o documenti, ma è sufficiente fornire le generalità e i dati catastali come sopra specificato (newsletter del Garante n. 387/2014).
In base a ciò, sarà sufficiente per il condòmino comunicare all’amministratore la propria generalità e sottoscrivere l’informativa privacy per le videoconferenze che questi gli fornirà, senza che sia in alcun modo necessario esibire la carta d’identità per identificarlo.
Eventuali dichiarazioni false rese dal condòmino ricadranno sotto la sua responsabilità. Si ricorda infatti che sostituirsi ad altra persona è un reato punito dall’articolo 494 del Codice Penale, in base al quale chiunque, al fine di procurare a sé o ad altri un vantaggio o di recare ad altri un danno, induce taluno in errore, sostituendo illegittimamente la propria all’altrui persona, o attribuendo a sé o ad altri un falso nome è punito, se il fatto non costituisce un altro delitto contro la fede pubblica, con la reclusione fino ad un anno
Quali comportamenti adottare in vista dell’assemblea online?
In base a quanto abbia visto nel paragrafo precedente, il condòmino può compilare il modulo per il consenso e rimandarlo all’amministratore senza allegare la copia della carta d’identità. Pertanto non potrai pretendere in alcun modo che questi esibisca il suo documento o ti invii una copia e nel caso in cui dovessi insistere sarà facoltà del condòmino rifiutarsi e segnalare il fatto al Garante per la protezione dei dati personali, che potrà irrogare nei tuoi confronti pesanti sanzioni di carattere economico.
Richiedere la copia della carta d’identità è una violazione della privacy dei condòmini. È importante che gli amministratori di condominio siano consapevoli di questa limitazione e rispettino i diritti dei condòmini, accontentandosi dell’indicazione delle generalità, senza richiedere documenti a supporto.
Il delegato deve esibire copia della carta d’identità per partecipare all’assemblea online?
Se un condomino delega un’altra persona a partecipare all’assemblea in sua vece, l’amministratore può richiedere al delegato una copia del documento d’identità per verificarne l’identità. In tal caso infatti parliamo di una persona estranea alla realtà condominiale, con cui l’amministratore non ha rapporti e di cui pertanto non può in alcun modo verificare l’identità, se non mediante l’esibizione del documento.
Nel caso in cui dunque dovesse connettersi all’assemblea una persona delegata da un condòmino, oltre alla firma dell’informativa, potrai richiedere l’esibizione di una copia della carta d’identità per accertare che la persona connessa, sia quella effettivamente delegata dal condòmino a partecipare all’assemblea online.
